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從1998年公司成立至今，北京冬雪天地數(shù)碼科技有限公司（下文簡稱冬雪天地）的客戶遍布于國家各部委、各大駐京使館、大中型國企、外企等，積累了大量穩(wěn)定的重量級客戶，成為北京及周邊地區(qū)較有影響力的辦公外設(shè)（OA）行業(yè)企業(yè)。在辦公外設(shè)行業(yè)商業(yè)模式不斷變化，利潤率不斷降低的今天，冬雪天地卻保持著業(yè)務(wù)的增長。冬雪天地運營經(jīng)理劉萍告訴記者，信息化特別是管理軟件的應(yīng)用，已經(jīng)成為冬雪天地在業(yè)務(wù)領(lǐng)域不斷進步的關(guān)鍵。
 
打通信息孤島
 
冬雪天地的主營業(yè)務(wù)除辦公設(shè)備的銷售、維修、保養(yǎng)和租賃，辦公耗材及零配件的銷售外，還為企業(yè)量身定制整體辦公解決方案和多媒體會議系統(tǒng)，是提供前期商務(wù)咨詢、中期制定整體辦公策劃方案與實施、后期標(biāo)準(zhǔn)化維修保養(yǎng)等一條龍服務(wù)的全方位服務(wù)公司。
 
“隨著公司業(yè)務(wù)的不斷擴展，使用管理軟件為公司的日常管理提供支持是必然的。特別是我們的業(yè)務(wù)涵蓋了企業(yè)辦公全周期的服務(wù)，出于管理的需要，管理軟件必不可少?！眲⑵枷蛴浾呓榻B，之前公司使用速達軟件來進行財務(wù)管理，并應(yīng)用了佳能提供的客戶服務(wù)管理軟件來實現(xiàn)后期服務(wù)的跟蹤、統(tǒng)計等功能。
 
“這樣一來，公司的財務(wù)和客戶服務(wù)管理兩塊業(yè)務(wù)實現(xiàn)了信息化。但實際上這兩塊業(yè)務(wù)是有關(guān)聯(lián)的，兩個不同軟件的應(yīng)用卻造成了信息孤島，兩個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能互相共享和調(diào)用，給我們的經(jīng)營管理帶來了一定的阻礙?！眲⑵几嬖V記者，“我們需要的是一個全面的信息化管理平臺，它不只是覆蓋財務(wù)管理和客戶服務(wù)管理，而是要能夠?qū)⒐靖鱾€部門的日常工作、各種業(yè)務(wù)流程及各種核算等都能實現(xiàn)全面的信息化。”
 
2010年6月，冬雪天地開始應(yīng)用快普M6整合管理平臺來替代原有的兩個管理軟件?！艾F(xiàn)在，公司任何一個員工，只要他有相應(yīng)的權(quán)限，就可以非常方便地查詢公司的銷售情況、服務(wù)情況、利潤、開票回款等各種數(shù)據(jù)。”劉萍說。
 
快普M6讓服務(wù)響應(yīng)更快速
 
“我們當(dāng)時的首要目的就是整合原有的兩個管理軟件，打破信息孤島。然而，在對快普M6的應(yīng)用過程中，我們發(fā)現(xiàn)它不僅實現(xiàn)了財務(wù)管理與客戶服務(wù)管理這兩方面的整合，還提供了更多的管理功能，給公司的前端業(yè)務(wù)開展和后端的人員和流程管理提供了極大的幫助。”
 
劉萍告訴記者，為了更好地服務(wù)客戶，冬雪天地近年來進行了巨大的投入，包括購置辦公維修場地、維修保養(yǎng)設(shè)備，更重要的是對骨干業(yè)務(wù)人員的管理和培養(yǎng)。人力資本成為企業(yè)最重要的資本已經(jīng)得到了越來越多企業(yè)管理者的認(rèn)同，對于冬雪天地而言，公司進行巨大投入培養(yǎng)的骨干如果離職，也會造成公司的損失。
 
“其實培養(yǎng)有能力的員工的最好方式是降低公司對員工能力的依賴?！眲⑵颊J(rèn)為，要解決人才培養(yǎng)難題，企業(yè)必須面對現(xiàn)實，通過對每個崗位的崗位技能進行分解；通過流程設(shè)計明確各項業(yè)務(wù)具體的工作流程；通過對工作標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)的定義，把工作難度降下來；通過系統(tǒng)工具不斷的沉淀崗位知識，這樣即使員工離職，新員工在入職后也能快速的上手。通過以上幾點，再加上持續(xù)對崗位要求、流程和標(biāo)準(zhǔn)的貫徹，企業(yè)就會發(fā)現(xiàn)，原來員工的培養(yǎng)也可以很簡單。
 
在劉萍看來，在員工培養(yǎng)方面，管理軟件起到了至關(guān)重要的作用。“既然快普M6把很多行業(yè)內(nèi)具有共性的管理經(jīng)驗融入到了軟件當(dāng)中，我們就沒有理由不去借鑒和使用?？梢哉f，借助快普M6集成的管理經(jīng)驗來實現(xiàn)我們公司內(nèi)部管理和服務(wù)水平的提升，我們走了一個捷徑?！?劉萍認(rèn)為，正是快普M6的項目管理、流程管理和人事管理等功能，把工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程固化在了軟件中，一方面給員工帶來了標(biāo)準(zhǔn)化的培養(yǎng)環(huán)境，另一方面也降低了公司對員工的依賴程度。
 
“目前，我們公司的部件、耗材供給率及快速反應(yīng)率均可以達到90%以上，這也是公司流程規(guī)范和員工效率提升的一個體現(xiàn)。”劉萍介紹。
 
持續(xù)升級讓系統(tǒng)增值
 
早在2010年6月，冬雪天地就開始應(yīng)用快普M6整合管理平臺來替代原有的管理軟件。“可以說，我們是和快普M6一起成長起來的?！弊鳛橐粋€快普M6的老用戶，劉萍在見證自己的公司在管理軟件的助推下穩(wěn)步發(fā)展的同時，也見證了快普M6的不斷改進和完善。
 
任何一個軟件都不可能適應(yīng)所有用戶的需求，快普M6整合了企業(yè)的各個系統(tǒng)和功能模塊，所以響應(yīng)用戶的需求并進行快速的升級至關(guān)重要。劉萍介紹，快普M6提供在線的反饋機制，用戶在使用的過程中如果遇到問題，可以非常方便地通過線上的方式提交給快普，而且快普的響應(yīng)也非常迅速，會在改進升級后及時通知用戶該功能在哪個版本中進行了升級，并幫助用戶進行升級服務(wù)。
 
“我們和快普雙方共同完善這個軟件的例子有很多。比如，我們遇到過一個客戶的名稱有19個字，超出了快普M6的字段設(shè)計范圍，但是很快就得到了升級；再比如，最初快普M6的合同管理只支持甲乙雙方合同，但是我們公司有一些跨國公司客戶，需要簽署甲、乙、丙三方合同并進行合同管理，快普M6也在獲知了我們的需求后對系統(tǒng)進行了升級和改進?！眲⑵几嬖V記者，辦公外設(shè)行業(yè)的業(yè)務(wù)是非常靈活的，業(yè)務(wù)門類和服務(wù)方式多種多樣，經(jīng)營模式也不斷發(fā)生變化，而軟件是相對固定的，所以這種升級和改進是必不可少的。
 
“在和快普M6一起成長的三年多來，我們給快普公司提出了很多改進的需求，幫助這個軟件逐漸完善，而通過對快普M6的應(yīng)用，我們公司的管理和業(yè)務(wù)也越來越規(guī)范，效率得到了提升。這是相輔相成的?！眲⑵枷蛴浾呓榻B，冬雪天地最初會每個月甚至每半個月升級一次快普M6，每次升級都解決了不少問題，很多改進雖然不是他們提的，但他們在升級中能夠借鑒同行好的經(jīng)營模式和管理模式?！斑@種持續(xù)升級讓我們覺得很增值。到現(xiàn)在，它已經(jīng)非常符合冬雪天地的業(yè)務(wù)需求，用起來得心應(yīng)手了。”劉萍說。

在劉萍看來，快普M6的快速升級和改進體現(xiàn)了快普的效率和能力，而在快普M6不斷改進的同時，冬雪天地也憑借管理軟件的幫助，規(guī)范了管理和流程，從而不斷擴大規(guī)模、拓展業(yè)務(wù)。